リモートコラボレーションツールとも呼ばれます。
Googleスプレッドシートで顧客管理！無料で始める顧客管理の方法とは？
顧客管理を行う際に役立つツールとして、GoogleのG Suiteがあります。G Suiteにあるスプレッドシートを活用すれば、MicrosoftのExcelと同等の作業が無料で実施できるのです。クラウド上で管理や編集が可能なため、データのやり取りにかかる手間が省けます。仕事を一緒にしているメンバーにURLさえ共有しておけば、メンバー全員で同じシートを確認できるので、内容を誰かが更新すればリアルタイムで反映されます。
顧客管理をするためのシステムとしてCRM（顧客管理システム）を使う会社は多いですが、CRMはランニングコストがかかります。導入する際にかかる初期費用だけでなく、導入後も管理と運用にコストを割かなくてはなりません。システムを運営する担当者をアサインするための費用も必要です。ビジネスの規模があまり大きくない企業は、CRMを導入するのではなくスプレッドシートを活用した顧客管理でも対応ができます。ビジネスの規模に応じて、使用する顧客管理ツールは選択するようにしましょう。
Googleスプレッドシートを使った顧客管理の方法
手順1.Googleスプレッドシートを開く
Googleスプレッドシートを作成するには、まずGoogle Chromeで自分のGoogleアカウントにログインしてください。
もしGoogleアカウントを持っていないのであれば、新規で作成することが必要です。Googleアカウントにログインができたら、アプリと記載されている箇所をクリックし、アプリのなかにスプレッドシートという項目があるので選択します。スプレッドシートの画面になったら、画面右下にある「新しいスプレッドシートを作成」をクリックしましょう。これらの手順を踏むだけで、Googleスプレッドシートを利用できる様になります。さらに、シートのタイトル部分へ任意で題名をつけましょう。顧客管理をするのであれば、それが一目で分かる様なタイトルをつけてください。
手順2.項目の入力と固定
顧客管理用のタイトルが入力できたら、顧客管理に必要になりそうな項目を入力していきます。No、氏名、住所、連絡先などは必須と考えてよいでしょう。備考欄なども用意しておくと、なにかと便利です。項目が決まれば、項目部分は固定しておくのがおすすめ。顧客情報が膨大になると、見づらくなりがちですが、1行目にある項目を固定しておくと、スクロールしても追尾してくれます。項目部分が常に出ている状態ですので、見やすさを保つことができるでしょう。メニューから「表示」「ウィンドウ枠の固定」「1行」の順で操作すれば項目の固定は簡単にできます。
手順3.データ入力規則を活用
同じテキストを何度も繰り返し入力するのは手間がかかります。その様なときは、データの入力規則を設定し、クリックで選択できる様にしておきましょう。手順は「データ」→「データの入力規則」→「条件」の順に選択し、「リストを直接指定」をクリック。その後、「項目をカンマで区切って入力します」と薄いグレーで記載されている入力欄に、設定したいテキストを打ちます。例えば、「a,b,c」と入力すれば、セルのなかで「a,b,c」が入力可能となるのです。設定によっては、無効なデータを拒否したり警告を出したりする様にもできます。入力後は設定を保存して、機能が正しく動いているかどうかを確認するようにしましょう。
手順4.共有の範囲を決める
Googleスプレッドシートで顧客管理をする問題点
問題点1. 営業現場に最適化されたツールではない
顧客満足度を上げていくためには、営業部内のスムーズな連携や顧客情報の共有が必要不可欠です。スプレッドシートで顧客の管理ができるのは確かでしょう。
しかし、システムとして熟成させるためには、手間と時間がそれ相応にかかります。また、顧客管理は顧客や担当者のデータベースを連携させる必要もありますが、スプレッドシートはデータベースの連携に適しているとはいえないのもネックです。汎用性が高いことはスプレッドシートのメリットですが、営業現場に特化したツールではないことを忘れないようにしましょう。
問題点2. Excelの参照機能を活用できない
問題点3. 外出先では利便性が低下する
スプレッドシートは、オリジナルのテンプレートを作成することで、顧客管理を行えます。ただし、スマートフォンのアプリでオリジナルのテンプレートは使用できません。外出先での使用にデメリットがあることは十分に認識しておきましょう。例えば、外出先で顧客と打ち合わせや商談をした際、すぐに情報を更新しようとしても、スマートフォンからの更新は不可能です。そのため、内容をメモなどに控えておき、商談後にパソコンで打ち込む必要があります。スピーディな営業活動が求められるなか、その場で更新できないのはかなりのデメリットです。迅速に更新できないことで、チャンスを逃してしまう可能性も否めません。
問題点4. スプレッドシートのノウハウが少ない
無料でシンプルに使えるといっても、効果的な使用ができないのは考えものです。スプレッドシートをうまく扱えないようなら、ノウハウが確立されたCRMの導入を最初から検討したほうが賢明でしょう。
顧客管理に注力したCRM
ここまでスプレッドシートでの顧客管理について述べてきましたが、運用していく間に、残すべき情報や、不必要な情報などが見えてくるでしょう。管理すべき顧客数が少なく、実際に顧客と接触する営業担当の人数が少ない状況であれば、引き続き、Googleスプレッドシートでの顧客管理で問題ありません。ですが、会社やプロジェクトは順調であれば成長していき、顧客数や営業担当の人数も増えて、スプレッドシートの顧客管理は限界に近づいていくでしょう。ですが、ここまでスプレッドシートでの顧客管理が運用できているのであれば、そのノウハウがある状態でしっかりとツールの選択を間違わなければ、CRMの移行はスムーズに出来るでしょう。
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